Checklist tổ chức quay số cho sự kiện 1000+ người (đầy đủ)

Quay số cho 50 người và quay số cho 1500 người là hai bài toán khác nhau về bản chất. Ở quy mô lớn, mọi rủi ro nhỏ đều bị nhân lên: mạng chậm thành mạng sập, một tên hiển thị sai thành một video lan truyền, một phút lúng túng của MC thành ba phút hỗn loạn.

Checklist dưới đây được viết cho đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chia theo mốc thời gian từ hai tuần trước đến sau khi kết thúc.

T-14 ngày — Thiết kế chương trình

• Xác định số hạng giải, số lượng mỗi hạng và tổng giá trị giải thưởng.
• Kiểm tra nghĩa vụ pháp lý: chương trình khuyến mại mang tính may rủi có thể phải đăng ký với Sở Công Thương theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP và Nghị định 128/2024/NĐ-CP. Thời gian xử lý hồ sơ cần được tính vào tiến độ — xem tổng hợp quy định pháp lý.
• Soạn thể lệ bằng văn bản: điều kiện tham gia, ai bị loại, một người có được trúng nhiều giải không, xử lý khi người trúng vắng mặt, thời hạn nhận giải.
• Chốt phương án lấy danh sách: import từ file có sẵn hay ghi danh QR tại chỗ.
• Chốt chế độ quay cho từng hạng giải.

T-7 ngày — Dữ liệu và hạ tầng

Dữ liệu

• Nhận file danh sách từ khách hàng, kiểm tra định dạng và encoding tiếng Việt.
• Chuẩn hoá: một cột định danh duy nhất, tên hiển thị đúng chính tả có dấu.
• Loại bỏ dòng trống và bản ghi trùng.
• Lọc người không đủ điều kiện (ban tổ chức, ban giám khảo, nhà tài trợ).
• Nếu có trọng số theo số vé, xác nhận lại cơ chế với khách hàng bằng văn bản.
• Import thử vào hệ thống và kiểm tra tổng số dòng khớp với file gốc.

Hạ tầng mạng

• Khảo sát mạng tại đúng vị trí bàn kỹ thuật, không phải ở sảnh hay phòng chờ. Sóng ở hai vị trí có thể khác nhau rất nhiều.
• Chuẩn bị ít nhất hai đường: wifi hội trường và một bộ phát 4G dự phòng.
• Nếu dùng ghi danh QR cho 1000+ người quét cùng lúc, xác nhận với ban quản lý địa điểm về sức chịu tải của wifi. Đây là điểm nghẽn thường bị bỏ qua nhất.
• Kiểm tra hệ thống mạng có chặn cổng hoặc tên miền nào không.

T-3 ngày — Thiết bị và trình chiếu

• Xác nhận độ phân giải và tỉ lệ màn LED / máy chiếu.
• Test hiển thị trên đúng thiết bị: chữ phải đọc được từ hàng ghế cuối cùng. Đây là lỗi hay gặp — giao diện đẹp trên laptop nhưng chữ quá nhỏ trên màn hình 6m.
• Kiểm tra tương phản màu trên màn LED thật, đặc biệt nếu sự kiện ngoài trời.
• Test âm thanh hiệu ứng qua hệ thống loa chính.
• Chuẩn bị máy tính dự phòng đã cài đặt và đăng nhập sẵn.
• Tắt toàn bộ thông báo trên máy trình chiếu, thoát các ứng dụng chat.
• Chuẩn bị dây HDMI dự phòng và bộ chuyển đổi phù hợp với hệ thống của địa điểm.

T-1 ngày — Tổng duyệt

• Chạy thử toàn bộ luồng bằng chế độ chạy thử — không quay thật để tránh làm bẩn dữ liệu chính thức.
• Duyệt từng hạng giải theo đúng thứ tự sẽ chạy trong chương trình.
• MC đọc thử kịch bản ít nhất một lần với animation chạy thật.
• Diễn tập tình huống người trúng vắng mặt.
• Diễn tập tình huống mất mạng: chuyển sang 4G trong bao lâu.
• Chốt danh sách cuối, niêm phong, gửi cho khách hàng xác nhận.
• In danh sách dự phòng ra giấy và chuẩn bị hộp phiếu.

Phân vai đội ngũ (bắt buộc với quy mô 1000+)

• MC: dẫn dắt, giữ nhịp, xử lý câu giờ khi có sự cố kỹ thuật.
• Người vận hành hệ thống: ngồi tại bàn kỹ thuật, chỉ tập trung vào thao tác quay. Không kiêm nhiệm việc khác.
• Người ghi biên bản: ghi lại từng kết quả, thời điểm, và các tình huống phát sinh.
• Đội trao giải: tối thiểu 2 người, đón người trúng ở lối lên sân khấu và hướng dẫn khu vực chụp ảnh.
• Người xử lý sự cố kỹ thuật: trực mạng và thiết bị, sẵn sàng chuyển sang phương án dự phòng.

Mời được thành viên vào cùng một sự kiện trên hệ thống (thay vì chia sẻ chung một tài khoản) là yêu cầu quan trọng ở quy mô này — vừa an toàn hơn, vừa để lại dấu vết ai đã thao tác gì.

Ngày diễn ra — Trước giờ mở cửa

• Đến sớm tối thiểu 3 tiếng, test lại toàn bộ đường truyền và trình chiếu.
• Mở sẵn hệ thống, đăng nhập, tải sẵn sự kiện — không để đến phút chót.
• Kiểm tra pin và nguồn điện cho máy tính, có UPS nếu địa điểm hay chập điện.
• Dán băng dính cố định dây HDMI và dây nguồn tại bàn kỹ thuật.
• Chuẩn bị mã QR trang xem công khai ở kích thước đủ lớn để quét từ xa.

Trong chương trình

• Công bố tổng số người tham gia trước lượt quay đầu tiên.
• Chiếu QR trang xem công khai để khán giả theo dõi trên điện thoại — đây là công cụ chống nghi ngờ hiệu quả nhất ở quy mô lớn.
• Mời khách mời hoặc đại diện độc lập bấm nút ở ít nhất một hạng giải quan trọng.
• Không tải lại trang giữa chừng; dùng chức năng chuyển hạng giải trong ứng dụng.
• Ghi biên bản ngay sau mỗi lượt, không để dồn đến cuối.
• Quay video toàn bộ tiết mục, không cắt cảnh.

Sau chương trình

• Xuất danh sách người trúng ra Excel, đối chiếu với biên bản viết tay.
• Gửi link chứng nhận trúng thưởng cho từng người.
• Ký biên bản với đại diện khách hàng và người chứng kiến ngay trong ngày.
• Bàn giao hồ sơ đầy đủ cho khách hàng: danh sách gốc, lịch sử quay, biên bản, video.
• Nếu là chương trình khuyến mại có đăng ký, hỗ trợ khách hàng làm báo cáo kết quả gửi cơ quan quản lý theo đúng thời hạn.
• Xoá dữ liệu cá nhân khỏi hệ thống sau khi hoàn tất nghĩa vụ lưu trữ.

Ba rủi ro lớn nhất ở quy mô 1000+

• Wifi hội trường sập khi hàng nghìn người cùng quét QR. Giải pháp: xác nhận sức chịu tải trước, hoặc dùng danh sách import sẵn thay vì ghi danh tại chỗ.
• Chữ trên màn hình không đọc được từ xa. Giải pháp: test trên đúng thiết bị ở đúng khoảng cách, không test bằng laptop.
• Nghi ngờ về tính công bằng lan trên mạng xã hội sau sự kiện. Giải pháp: dùng công cụ chốt kết quả phía máy chủ, chiếu trang xem công khai, và có chứng nhận xác minh được cho từng người trúng. Chi tiết ở bài quay thưởng minh bạch.

Công cụ

Quay Thưởng hỗ trợ import danh sách lớn từ Excel, nhiều hạng giải, chế độ chạy thử tách biệt, mời thành viên vào cùng sự kiện, trang xem công khai và xuất kết quả ra Excel — đúng bộ yêu cầu của sự kiện quy mô lớn.

Đăng ký miễn phí để chạy thử toàn bộ quy trình, hoặc xem thêm mẫu kịch bản quay thưởng kèm lời dẫn MC và tiêu chí chọn phần mềm quay số cho doanh nghiệp.